Организация и проведение тендеров и аукционов: строительство, закупки, проектированние и т.д.
Опубликовано: 04.09.2018
Тендер – способ выбора делового партнера, набирающий всё большую популярность в России. Происходит он в форме конкурса производителей услуг и товаров на получение конкретного заказа. Каждая компания-участник тендера старается найти оптимальное соотношение цены, качества и сроков выполнения заказов, чтобы выиграть конкурс.
Компания Prime Legal предлагает услуги по организации и проведению тендера, подробнее на www.primelegal.ru
Как составить техническое задание на закупку?
Причины проведения и виды тендеров
Существуют две причины для проведения организацией тендера:
корпоративные требования, сложившиеся в организации по поводу проведения закупок; стремление компании-организатора конкурса получить наибольшую выгоду при принятии конкретного решения.В соответствии с выбором участников тендеры делят на виды:
открытые; закрытые.В открытых тендерах принимать участие могут все желающие организации, при проведении закрытых конкурсов круг участников определяют устроители торгов. Встречаются также ограниченные виды соревнований, когда нет точного круга участников, но объявлено определенное условие для вхождения в него.
Различают два вида тендеров по количеству этапов конкурса:
одноэтапные; двухэтапные.При проведении одноэтапных тендеров запрещены переговоры, во время двухэтапных – сначала проводятся переговоры по технической части предложений участников, затем поставщики подают окончательные заявки с коммерческим и техническим предложением. Так на первом же этапе организатор тендера исключает компании, которые предлагают невыгодные для него условия.
Организация тендеров
Подготовка и проведение тендера осуществляется по определенным правилам в несколько этапов.
1 этап. Определение организатором задач, для решения которых объявляется тендер
На этом этапе определяется форма тендера – закрытая или открытая, и происходит формирование списка целей проведения тендера для увеличения скорости принятия решений в дальнейшем на всех конкурсных этапах.
2 этап. Приглашение компаний к участию в соревнованиях
Сотрудник компании-организатора должен составить документ, содержащий условия проведения тендера и основные требования к участникам. Приглашение к участию в соревнованиях (бриф) отправляется для изучения компаниям.
Стандартное приглашение должно включать несколько пунктов:
основные сведения о компании-организаторе соревнования (история, численность, вид бизнеса и другие специфические особенности); описание конкретной проблемы; описание наилучшего результата, который стремится получить заказчик в ходе соревнований; перечисление основных требований к участникам тендера; ознакомление потенциальных участников с формой подачи заявки; перечень критериев, по которым будет осуществляться оценивание претендентов на участие; сроки проведения соревнования (указывают сроки начала и окончания приема заявок и рассмотрения предложений).3 этап. Отбор участников тендера
На этом этапе происходит приглашение к участию в соревнованиях организаций, которые соответствуют требования организатора. При проведении одноэтапного тендера обычно количество участников составляет 3-4, при организации конкурса в 2 этапа сначала приглашают 9-10 компаний, а затем после первого этапа остается 3-4 участника с наиболее интересными и выгодными предложениями.
При открытом тендере приглашение участников осуществляется через СМИ, профессиональные сообщества или Интернет-сайты. Такую форму соревнований должны использовать, например, государственные организации.
При закрытом тендере к участию приглашают компании, подходящие по определенным критериям организатору:
опыт в осуществлении подобных работ; отзывы партнеров; участие в рейтингах; материалы в прессе и на сайтах компаний;Компания-организатор отправляет приглашение в этом случае только подходящим ей компаниям, имена участников соревнования при этом не афишируются.
4 этап. Уточнение позиций
Компании подают заявки на участие в тендере и обращаются к организаторам за дополнительной информацией по поставленной проблеме, задачам и путям решений. Происходит обсуждение и уточнение всех вопросов участников соревнований.
При проведении двухэтапного тендера, начинается подача итоговых документов компаниями, прошедших первый тур.
5 этап. Представление итоговых предложений
На этом этапе финалисты соревнования приглашаются в компанию, которая проводит тендер, для презентации окончательного решения. Представители организаций-участников убеждают заказчиков в уникальности и правильности предложенного ими решения проблемы.
6 этап. Выбор компании-победителя тендера
После презентаций участников соревнований, руководители компании-организатора подробно изучают предложения и выбирают одного поставщика с наиболее выгодной программой решения проблемы. Решение принимают на общем совещании или путем составления рейтинговой таблицы итоговых баллов участников.
7 этап. Объявление решения компании-организатора
Завершающим этапом конкурсных мероприятий считается проведение оповещения участников соревнования о завершении тендера и объявление победителя. При открытом тендере оповещение осуществляется через СМИ, при закрытом – в персональном порядке.
Преимущества проведения тендера юридической фирмой
При отсутствии у компании опыта в осуществлении подобных мероприятий следует доверить организацию тендера юридической фирме, высококвалифицированные сотрудники которой помогут провести соревнование между компаниями в соответствии с требованиями законодательства и с получение заказчиком наибольшей выгоды от проведения конкурсных мероприятий.
Посредник специализированной организации грамотно произведет разработку программы проведения и подготовки тендера, комплекта необходимой документации, осуществит публикацию оповещения об объявлении тендера, организует прием заявок от компаний на участие в соревнованиях, определит победителя путем выявления самого лучшего предложения и подготовит отчет о проведении тендера.
При использовании услуг юридической фирмы при организации тендеров можно избежать следующих отрицательных последствий:
неверное толкование законодательства; получение отрицательного экономического эффекта от проведения тендера; исключение появления ситуации со сталкиванием с недобросовестными участниками, не выполняющими обязательства; предъявление санкций контрольно-ревизионных органов вследствие допущенных ошибок при проведении тендера.Доверьтесь профессионалам и получите наибольшую выгоду от проведения тендеров с наименьшими потерями.
Спонсор статьи юридическая фирма primelegal.ru – услуги по организации и проведению тендеров и аукционов.